4 conditions gagnantes pour instaurer une culture d’amélioration continue dans votre PME

Peu importe la taille, l’âge et l’industrie dans laquelle évolue votre PME, il est temps de se débarrasser de certaines fausses croyances qui vous empêchent d’aller de l’avant dans l’instauration d’une culture d’amélioration continue :

• « Ma PME est trop petite pour innover. Je laisse cela aux autres. »
• « J’ai déjà les mains assez pleines comme ça. Je ne vois pas comment faire pour innover. »
• « Je n’ai pas besoin de faire quelque chose de particulier parce que je pense constamment à innover. »
• « On offre déjà un service que d’autres n’offrent pas. »
• « Il y a trop de choses à savoir pour que mes employés puissent m’aider. »
• « On n’a pas besoin de parler de ‘’culture » parce que les gens viennent me voir lorsqu’ils ont une idée. »
• « On cherche toujours à s’améliorer. On n’a pas besoin de faire quelque chose de spécial. »

C’est une chose d’aborder une idée qui vous arrive soudainement à l’esprit et que vous êtes excité quant à l’idée de l’implanter rapidement. C’est une autre chose lorsque chaque employé est constamment en mode « solution » pour améliorer les façons de faire partout dans l’entreprise, pour régler un problème persistant, pour profiter des occasions qui se présentent, pour mieux servir un marché et pour bonifier votre gamme de produits.

Vous pensez que c’est impossible.

Détrompez-vous !

Chaque employé rêve de travailler dans un environnement qui leur permettra de mettre à contribution leur créativité.
Le secret pour implanter une telle culture est dans un premier temps d’éliminer les freins qui étouffent cet environnement favorable en les remplaçant par la mise en place de 4 conditions gagnantes.

Une des clés pour vous, c’est d’avoir la conviction que non seulement personne ne possède le monopole des idées, mais que chacun de vos employés est une source d’idées de qualité.

Si vous pensez que jusqu’à présent, ils n’ont pas contribué à la croissance de votre avec des d’idées de qualité, c’est que leur environnement de travail ne le favorisait pas.

Les gens sont naturellement créatifs. Pensez à la façon dont leur créativité s’exprime la fin de semaine lorsqu’ils se transforment en jardiniers, en sportifs, en infographistes amateurs, en menuisiers, en décoratrices, en cuisiniers, etc.
Cette même pensée créatrice peut être mise, en tout temps, à la disposition de votre PME. Après tout, vos employés sont à votre emploi plusieurs heures par jour, jour après jour, année après année.

La première condition gagnante à implanter est de reconnaitre que chacun d’eux possède un esprit créatif qui peut devenir générateur d’idées profitables pour votre entreprise.

Même la personne au bas de l’échelle salariale peut-être un atout aussi important qu’une personne clé.

Pourquoi ne pas profiter de sa créativité en lui donnant la chance de l’exprimer au travail?

Mettre en place cette condition, c’est éliminé un frein (entretenir des idées de quelques-uns) pour en faire un accélérateur de croissance (s’ouvrir aux idées de chaque employé).

Évidemment, cette condition n’est pas suffisante pour créer une culture d’innovation. Mais sans elle, la culture ne s’installera pas.

Un premier réflexe est souvent de juger rapidement une idée. Après tout, il vous manque de temps dans une journée. S’il fallait s’attarder à chaque idée farfelue qui vous est présentée, il y aurait plusieurs journées où vous accompliriez peu de travail.

Même si en théorie vous avez raison, il est primordial de ne pas tomber dans ce piège. En jugeant rapidement, vous envoyez un message à l’ensemble de vos employés qu’ils sont mieux d’être prêts à défendre leur idée avec assurance et à répondre aux objections. L’impact est que l’employé qui a accès à moins d’information est moins intéressé à l’exprimer de peur de se sentir incompétent.

Il est essentiel de prendre la position inverse. La raison est que tout employé qui propose une idée possède la conviction qu’elle est excellente même qu’elle est géniale.

Lorsque vous considérez chaque idée comme une reine, c’est que vous allez vous y attarder. Il se peut que celle que vous auriez rejetée soit fondée sur une mauvaise compréhension, sur un manque d’information, sur une fausse perception, sur un mauvais « timing », sur des ressources financières limitées, etc. Donc, vous pensez que vous auriez économisé du temps en la rejetant dès que vous l’auriez reçue.
Une autre façon de voir la situation est de prendre le temps d’écouter et d’échanger. Ce moment devient une occasion en or d’éduquer et d’en apprendre plus sur votre personnel et lui sur vous.

Soyez assuré que ce temps vous soit remis au centuple, car cette éducation se répercute de plusieurs façons sur l’attitude quotidienne des employés. Tout à coup, ils viennent vous proposer des solutions lorsqu’ils observent un problème. Même elle ne règle pas le problème, vous risquez d’en apprendre beaucoup sur le problème qui habite l’employé.

Les gens voient une opportunité et vous lancent des idées. SI vous laissez leur intuition s’exprimer, l’une d’entre elles fera toute la différence.
Les employés osent lancer une idée même s’ils n’ont pas pensé à toutes les répercussions. C’est ce que vous voulez, car certains sont bons pour lancer une idée novatrice, mais n’ont pas pensé aux conséquences, à l’implantation et aux coûts tandis que d’autres sont habiles pour penser à la rentabilité, aux processus et aux impacts sur l’équipe.

La quantité d’échanges rendent vos employés plus complices, car ils sentent que leur contribution est importante pour le succès de votre PME. C’est gratifiant pour eux.

Ils sont reconnaissants qu’on ait pris le temps de les écouter. Cela les incite à partager leurs idées. Ils se disent que la prochaine fois elles seront de meilleure qualité.

En peu de temps, le partage des idées vous économise beaucoup plus de temps plutôt qu’il vous en consomme.

Mettre en place cette condition, c’est transformer un frein (juger une idée dès le départ) en un accélérateur de croissance (considérer chaque idée comme un tremplin vers la croissance)

Ce n’est pas suffisant de considérer chaque idée comme une reine. C’est lorsqu’on en discute en groupe que la magie de la culture d’innovation prend forme.

Prendre le temps de planifier ces rencontres est plus économique qu’on pourrait penser. Plutôt que de prendre du temps pour discuter d’une idée avec un employé, il est souvent plus avantageux de prendre ce temps en groupe.

Voici 5 raisons pour lesquelles les rencontres de groupe sont bénéfiques pour vous et votre entreprise.

Premièrement, il est fort probable que plusieurs autres employés bénéficieraient de ce que vous diriez à un employé.

Deuxièmement, les idées présentées deviennent une source d’inspiration pour une idée complètement différente et plus avantageuse.

Troisièmement, les employés prennent conscience de l’ampleur du problème que l’idée tentait de régler. Le brainstorming mène souvent à une meilleure solution.

Quatrièmement, vous pouvez profiter de l’occasion pour élargir la discussion et aborder des enjeux plus complexes.

Cinquièmement, c’est une occasion en or de faire des annonces, de lancer des défis.

La quantité et la qualité des améliorations montent en flèche lorsque vous avez ce genre de rencontres de groupe.

En les multipliant, vous permettez aux gens de discuter ouvertement de leurs idées et de comprendre davantage le fonctionnement de l’entreprise. Rapidement, la culture d’amélioration que vous souhaitez s’installe.

N’oubliez pas que ces rencontres doivent être détendues et agréables, car cela favorise chez chacun la libre expression de ses idées.
Voici quelques consignes pour une rencontre agréable et productive:

• Assurez-vous que l’auteur se sente compris.
• Si vous avez l’impression que l’idée n’est pas clairement articulée, vous pouvez aider celui qui l’exprime à trouver les mots pour mieux l’expliquer et la rendre compréhensible pour ses confrères.
• Ne permettez à personne de juger négativement une idée.

Mettre en place cette condition, c’est transformer un frein (rencontres individuelles) en un accélérateur de croissance (rencontres de brainstorming)

Une autre condition gagnante est de ne pas attendre qu’une idée soit grandiose ou innovatrice pour avoir ces rencontres.

La plupart du temps, ce sont des améliorations dans les détails qui provoquent le plus d’impact non seulement dans l’immédiat, mais également pour des années à venir. Ce sont celles-ci qui permettent à votre entreprise de se démarquer.

Chaque secteur de votre PME comprend une série de composantes avec plusieurs détails. Chacune d’elle est une source d’amélioration.
Voici une liste partielle des secteurs qui sont propices à des améliorations continues :

• Produits (service, documentation, emballage, couleurs, etc.)
• Production (fournisseur, façon de faire, équipement, etc.)
• Mise en marché (site, publicité, langage, réseaux sociaux, etc.)
• Ventes (discours, dépliant, etc.)
• Administration (paie, comptes payables, recevables, etc.)
• Équipement (camions, etc.)
• Réception (langage, décor, etc.)
• Communication (entre employés, etc.)

Imaginez les résultats, si chaque employé offre quelques améliorations mineures par année.

En misant sur la recherche de détails à améliorer, c’est transformer un frein (n’accepter que les idées d’envergure) en un accélérateur de croissance (laisser de la place à une foule d’idées autour de détails).

Vous avez intérêt à voir chaque amélioration comme un levier d’affaires qui facilite les ventes.

Chacune d’elles vous offre une occasion :

• De rencontrer ou communiquer avec vos clients actuels
• De changer votre site internet pour souligner l’amélioration
• D’annoncer la modification sur les réseaux sociaux
• De mettre à jour vos dépliants marketing
• De changer l’emballage pour mettre en valeur l’amélioration
• De profiter de la nouveauté pour lancer en même temps un autre produit
• D’utiliser l’annonce pour faire une offre spéciale (ex.: se débarrasser du vieil inventaire)

La question à se poser devant chaque amélioration : « Comment pourrait-on se servir de l’amélioration apportée pour le développement des affaires? »

En communiquant avec vos clients, vous provoquez des impacts positifs sur eux. En voici cinq, qui ne sont pas à négliger:

1. Ils se sentent interpellés personnellement. Normalement, ils sont sollicités par d’autres fournisseurs pour acheter un produit ou un service. Peu d’entreprises leur annoncent des améliorations.
2. Vous envoyez le signal que vous investissez dans l’avenir et que votre PME est là pour rester.
3. Vous laissez savoir que vous cherchez continuellement à innover pour mieux les servir.
4. Avec toutes ces nouvelles, vous confirmez qu’ils ont fait le bon choix d’entreprise. Tout spécialiste en marketing souligne l’importance que le client ait cette forme de confirmation positive.
5. C’est signe que vous êtes à l’écoute des clients.

Quand vient le temps d’augmenter vos prix, les gens sont moins sensibles. Ils sont moins réfractaires, car vous avez une histoire à raconter pour justifier cette augmentation.

Même les améliorations, qui ne semblent pas affecter le client directement, peuvent lui être présentées comme un avantage pour lui.

Celui-ci se dira : « Wow! Cette entreprise est avant-gardiste ! J’ai hâte de voir les prochaines nouveautés. »

La concurrence est féroce. Souvent, il faut être sur la défensive. Votre PME est confrontée à des réductions de prix pour suivre le marché. Vous devez rencontrer plusieurs prospects avant de les transformer en clients, investir dans la publicité. Tous ces éléments sont coûteux.

Grâce aux améliorations continues, votre approche face aux concurrents change complètement.

Imaginez que vous avez tous les leviers d’affaires mentionnés ci-dessus, sans qu’ils nécessitent des déboursés importants.

Imaginez que vous profitez rapidement de toutes ces améliorations, sans que cela gruge de votre précieux temps.

Imaginez que vous récoltez à court terme les profits de chacune de ces améliorations.

Imaginez que vous possédez un discours de vente plus inspirant à cause de ces améliorations.

Votre vie d’entrepreneur devient tellement plus agréable, plus inspirante. Vous ne voyez pas le temps passé. La journée est remplie d’activités qui vous énergisent.

Plusieurs raisons expliquent cela :

• Vous n’êtes plus seul à penser à la résolution de problèmes
• Votre personnel vous présente des façons insoupçonnées de profiter des occasions
• Les employés embrassent les changements avec confiance et optimisme.
• C’est plus facile de recruter, de convaincre un candidat en plus d’augmenter la rétention de votre personnel.

Il peut paraitre surprenant que des échanges d’idées puissent avoir tant d’impact sur l’esprit d’équipe, sur le plaisir que les employés ont de venir travailler.

Si c’est ce que vous recherchez, de belles surprises vous attendent.

Placez-vous dans l’esprit d’un employé. Il constate que l’entreprise est intéressée à ses idées. En participant aux échanges, il a l’impression qu’il contribue davantage au groupe. Comme bonus, il se sent important.

Quand il voit, lors des discussions, l’impact des échanges d’idées sur le travail de ces coéquipiers, il commence lui aussi à chercher des façons de faire pour être lui-même plus productif. C’est valorisant pour un individu de savoir qu’il a accompli un bon boulot productif durant la journée.

Les impacts sur chacun des employés sont énormes:

• Leur créativité est stimulée
• Ils sont plus alertes
• Ils deviennent plus productifs, car leur bien-être est favorisé
• Ils se sentent plus confiants envers leurs capacités
• Ils développent le désir d’exceller
• L’entraide est présente à travers toute l’entreprise.
• Ils sont fortement engagés envers le succès de votre PME

Ne vous privez plus des nombreux avantages que procure à votre PME l’implantation d’une culture d’amélioration continue. Commencez dès aujourd’hui.