Faites de la rencontre annuelle une conversation pas un discours

« Les évaluations annuelles : perte d’argent, de motivation personnelle, de temps, de climat de travail »

Souvent, ces rencontres annuelles ne sont que des monologues de l’entrepreneur. Celui-ci exprime les objectifs de ventes que l’entreprise veut atteindre, les améliorations souhaitées dans les façons de faire, les changements technologiques à venir. Ce que l’employé entend, c’est plutôt que le dirigeant veut s’enrichir. Il n’y a rien d’inspirant dans ce genre de discours.

Parfois, s’ajoutent des plaintes et des reproches dirigés à l’employé. Certains entrepreneurs s’en servent pour diminuer les attentes concernant une augmentation de salaire.

Si vous pensez que la personne vous écoute attentivement et boit vos paroles, détrompez-vous. Elle ne fait qu’encaisser les coups. Si vous croyez qu’elle émettra des commentaires lors de la rencontre, détrompez-vous. Elle n’a pas envie de répliquer. D’une part parce que vous contrôlez l’argent et d’autre part parce que vous ne posez pas beaucoup de questions. Si elle détecte que ne semblez pas réellement intéressé à connaitre son avis, pourquoi amorcerait-elle un quelconque dialogue?

À la fin de la rencontre, l’employé est heureux que tout soit terminé et la vie continue comme avant. Au pire, il est amer, car l’entrepreneur a oublié de mentionner les bons coups qu’il a réalisés durant l’année.

Puisque la plupart des échanges sont à sens unique, la rencontre nécessite peu de préparation. Souvent, cela nécessite de la réflexion, de l’analyse, de l’évaluation. Vous cherchez probablement à personnaliser au moins un peu votre discours pour chacun des employés, ce qui consomme encore davantage de votre temps.

Comme vous en recherchez, il est normal que vous ayez le réflexe de retarder les rencontres ou que vous vous empressiez de les réaliser, au détriment de moins bonne qualité. Pour plusieurs entrepreneurs, elles ne sont que du réchauffé des années précédentes.

Tout cet exercice est lourd. C’est un fardeau inutile que vous vous imposez. C’est sans doute frustrant étant donné que vous ne provoquez pas l’impact souhaité.

Puisque la préparation est un irritant et que parler d’évaluation n’a rien d’inspirant, c’est certain que vous risquez de vous sentir inconfortable lors de la rencontre. Nul doute que vous démontrez une aise à parler aux employés en temps normal. Mais soyez assuré qu’ils ressentent que c’est une activité que vous trouvez particulièrement déplaisante. Après tout, comment peut-on démontrer de l’enthousiasme lorsque la préparation et le contenu de la rencontre vous inspire peu?

C’est normal que vous ayez hâte qu’elle se termine.

Quel gaspillage! Il est temps d’en finir avec les évaluations annuelles traditionnelles. Transformez-les en un outil pour créer l’engagement chez votre personnel.

Pour aboutir à de belles conversations, il est crucial de revoir la façon de les aborder. Il devient essentiel de reconnaitre les éléments qui freinent les discussions constructives pour pouvoir les éliminer.

Il faut mettre en place des conditions gagnantes et favorables pour générer des conversations vers l’avenir productives, inspirantes et stimulantes autant pour vous que pour chacun de vos employés.

En voici 4 qui feront un succès de ces rencontres.

Un des points de départ pour changer la portée de ces rencontres annuelles est de les nommer différemment. L’ECE propose « Les conversations vers l’avenir ».

Lorsque l’entrepreneur utilise le mot « évaluer », l’employé entend « juger ». Inconsciemment, c’est ce que sa petite voix intérieure lui dit. Peu importe l’interprétation que vous en faites, c’est celle de l’employé qui donne le ton à la rencontre.

Personne, particulièrement un adulte, n’aime être jugé ou même évalué. L’image que les employés font, c’est que l’évaluation les ramène à la petite école lors de la distribution des bulletins. L’objectif de se faire évaluer était à l’origine d’identifier les forces et les faiblesses dans le but de s’améliorer. Ce n’est pas ce qui se produit dans les évaluations traditionnelles.

Ajoutez à cela un phénomène d’insécurité qui habite l’employé. Il sait que vous avez le contrôle sur son emploi, sa sécurité financière. Comment vous sentiriez-vous si vous aviez l’impression que celui qui vous parle possède le pouvoir de décider de votre avenir?

C’est l’état d’esprit de la personne lorsqu’elle entre dans la rencontre. Ce n’est aucunement propice à des discussions inspirantes et profitables.
Pour vous aider à visualiser ce que vit l’employé, placez-vous un instant dans sa peau. Imaginez ce que vous ressentiriez si l’on vous annonçait que vous recevriez votre évaluation annuelle qui sera lue par un employé et qui regroupe les commentaires de chacun d’entre eux. Les gens s’en serviraient pour « régler » des comptes.

Se sentir jugé par quelqu’un qui détient tout le pouvoir sur soi, voilà des conditions idéales pour que la personne se taise.
En simplement remplaçant le nom « évaluation » pour « conversation », vous créez une condition propice à de franches discussions.

Trop souvent, les « évaluations annuelles » servent à parler de rémunération, d’augmentation de salaire, de bonis.

Dès que l’argent est un enjeu, aussi petit soit-il, c’est l’ingrédient idéal pour saboter totalement l’objectif de la rencontre. La raison est simple. Comme entrepreneur, votre premier réflexe est de donner des raisons pour en offrir le moins possible. Certains employés se taisent face à celles-ci. D’autres s’opposent avec vigueur. Dans les deux cas, il risque d’avoir de la déception et de la frustration. Que vous abordiez l’argent au début de la rencontre ou à la fin, l’effet est essentiellement le même. Si c’est au début, cela empoisonne le reste des échanges. Si c’est à la fin, tous les mots avant que le sujet de l’argent soit abordé sont interprétés avec méfiance.

Le sujet de l’argent fait en sorte que les autres points abordés perdent de leur signification, de leur importance.

Pour avoir des échanges constructifs, pour que les gens se sentent libres de s’exprimer, pour aborder des sujets plus délicats, pour aller chercher le fond de la pensée de chaque employé, il faut éviter à tout prix de parler de rémunération lors de cette rencontre.

Cela vous simplifie énormément la vie parce que ça prend beaucoup plus de préparation et d’énergie de préparer des rencontres lorsque l’argent est en jeu. Ça devient ardu, car l’argumentation pour un employé peut être bien différente que pour un autre.

En éliminant le sujet de l’argent, vous vous épargnez tout ce temps et tout ce drainage d’énergie.

Quand est le moment propice de parler d’argent si ce n’est pas lors des rencontres annuelles ?

La discussion avec les employés sur la rémunération doit être revue, tout autant que les « évaluations annuelles ». En matière de rémunération, l’École des chefs d’entreprise prône une approche qui rend les employés complices des profits. Pour y arriver, les employés doivent être éduqués sur les réalités de la gestion des dépenses, sur l’importance de toujours créer un WOW chez le client, sur la nécessité pour chacun de proposer des façons d’augmenter les ventes et d’optimiser les façons de faire. Le sujet de la rémunération dépasse la portée de ce blogue.

Lorsque la rémunération est considérée dans un contexte global et intégré, le sujet de l’argent n’est pas rattaché aux rencontres « Conversations vers l’avenir ».

Que vous décidiez de vous investir à fond dans la façon de revoir la rémunération ou simplement de la traiter comme avant, une chose est certaine: l’argent devrait être abordé dans un autre contexte que lors des « Conversations vers l’avenir ».

Une des conditions gagnantes est de faire en sorte que les « Conversations vers l’avenir » soient des occasions en or de laisser de la place à la créativité, à leur capacité d’analyse. Pour plusieurs employés, c’est rare d’avoir du temps privé avec vous. Souvent, ils ont des idées sur une foule de sujets, même certains qui ne les concernent pas directement.

Il est temps d’utiliser tous les aspects d’un individu. Vous les payez déjà pour leurs connaissances, leurs habiletés, leur expérience. Trop souvent, on n’utilise qu’une faible portion de leur capacité. Pourquoi ne profitez-vous pas de ce moment privilégié pour les solliciter sur différents sujets? Chaque employé ne demande que ça.

Commençons par les employés de soutien. Dans leur quotidien, ils voient ce qui se passe de près, de très près. Ils sont en mesure de constater des détails qui vous échappent. Il se peut qu’ils aient rapporté certains problèmes ou offert des suggestions il y a plusieurs mois voire plusieurs années, mais elles sont restées sans réponses. Souvent, le travail en silo fait en sorte qu’ils n’osent pas émettre une observation qui implique quelqu’un d’autre en se disant que c’est n’est pas de leur ressort.

Vous ne voulez pas perdre ces réflexions, car derrière elles se cachent une grande part de vérité.

Vous voulez d’abord offrir l’occasion à tout employé de se sentir compris. Trop souvent, même si un employé exprime un problème, il a l’impression que personne ne l’a réellement écouté. Cette perception peut venir du fait qu’il n’a pas su exprimer un problème correctement, qu’une portion de sa proposition n’ait pas semblé logique. Parfois, les échanges aboutissent à un peu de formation qui aide l’employé à avoir une vision plus éclairée de son travail et de celui de ses collègues. Cela fait de lui un meilleur employé. Ce temps précieux provoque un impact positif sur l’employé. À la sortie de la rencontre, il se sent plus engagé, plus inspiré.

Les conversations avec des employés clés ouvrent d’autres portes pour vous et pour eux. Ils ont souvent une vision plus large. Ils souhaitent se servir de cette rencontre comme tremplin pour vous présenter des idées qui ont un impact sur leur travail, sur celui d’une autre personne clé et sur le développement des affaires. Il se peut qu’ils n’aient pas osé vous parler d’un collègue par crainte d’empiéter sur son terrain. Avec une approche d’ouverture, c’est comme si vous leur donnez toutes sortes de permissions d’ouvrir leur jeu, de laisser aller leur imagination, d’apporter des opinions différentes, mais constructives.

Ce n’est pas suffisant de simplement demander aux employés s’ils ont des idées. Il est préférable de les sonder sur plusieurs sujets.

Osez aborder sans arrière-pensée, les points suivants et possiblement d’autres auxquels vous pensez:

• Sollicitez leurs opinions sur l’impact d’une implantation récente sur le climat de travail
• Discutez ouvertement de leurs idées concernant un problème que vous vivez
• Faites-les parler de la façon dont ils aimeraient contribuer au succès de votre PME
• Laissez-les vous informer à savoir si l’entreprise utilise adéquatement leurs talents
• Invitez-les à commenter sur une façon de faire à améliorer
• Insistez pour obtenir leurs commentaires sur votre travail comme gestionnaire et leur demander ce que vous pourriez faire pour le rendre plus heureux

La valeur des informations récoltées se transformera en une mine d’or pour vous et PME.

L’employé ne devrait pas être surpris par des questions pièges.

La liste de sujets de la condition gagnante # 1 pourrait être un très bon de départ. Modifiez-la pour la personnaliser à l’image de votre PME ou encore pour ajouter un sujet qui concerne un employé en particulier.

De façon générale, vous avez intérêt à utiliser les mêmes questions année après année. Après tout, il y a toujours des améliorations à apporter pour chacun de ces sujets. L’avantage de cette approche est que vous n’avez pas à vous préparer. Même les employés qui peuvent être hésitants à s’ouvrir se feront un plaisir de se préparer pour la rencontre de l’année suivante.

La façon dont vous posez les questions d’avance incite les gens à proposer des solutions, à se projeter vers l’avenir. Cela les place déjà dans un bon état d’esprit. Vous ne voulez pas une rencontre consacrée uniquement à du « chialage ». Si un employé se plaint d’un confrère ou d’une situation, invitez-le à lancer des idées pour régler la situation.

En envoyant vos questions d’avance, vous envoyez le signal que vous voulez avoir une discussion et que vous recherchez l’opinion de chaque employé. En outre, vous donnez de l’importance à leurs idées peu importe leur rôle au sein de votre PME. Ne soyez pas surpris, si certaines personnes arrivent avec des pages de notes, d’autres avec quelques mots sur papier ou d’autres avec rien. Leur façon de se préparer dépend grandement de leur personnalité.

Si les employés se parlent des questions entre eux et arrivent avec certaines réponses similaires, c’est bon signe parce que vous aurez créé un intérêt. L’intérêt qu’ils auront démontré vous permet de plonger dans un sujet qui semble les préoccuper, de connaitre les vrais enjeux, d’explorer à fond certaines pistes de solution. Même si des rencontres peuvent se ressembler, chaque individu apportera sa saveur concernant les différents points soulevés.

Comme bonus, en suscitant les échanges d’idées, vous vous donnez l’occasion à chacun de développer sa pensée entrepreneuriale et de devenir un complice du succès de votre PME.

Voilà une autre condition gagnante pour encourager les discussions.

En enlevant la nécessité d’évaluer, cela vous libère du temps précieux, car vous n’avez pas à préparer les évaluations. Plutôt que d’être contreproductive, autant pour vous que vos employés, ces rencontres deviennent une source d’inspiration, de motivation, d’idées créatives et une source d’information pertinente pour tous.

Tout cela vous inspirera pour améliorer des façons de faire, à corriger le tir, identifier des leaders, déléguer certaines tâches qui intéressent un employé, pour choisir les membres d’un projet spécial et instaurer un climat de travail qui incite les gens à exceller.
N’est pas ce que vous recherchez?