Implanter avec confiance le télétravail dans votre PME

 

 

« Résultat : responsabiliser les employés, bâtir la complicité d’équipe, faciliter la gestion »

 

Vous posez vous une des 4 questions suivantes :

• « Quelle est la meilleure façon d’implanter le télétravail? »
• « Comment aborder ce sujet avec les employés? »
• « Comment tenir compte des conditions changeantes dans ma PME? »
• « Comment ne pas ajouter de la complexité dans les opérations? »

Tous doivent être complices de son implantation

Vos employés veulent profiter du télétravail. L’implantation ne vient jamais assez rapidement et ce n’est jamais assez exhaustif pour eux.

En contrepartie, vous hésitez. Vous songez peut-être à imposer des limites, mais vous croyez que ce sera accueilli comme un signe de méfiance. Plus vous direz non à certaines demandes, plus vous risquez de passer pour un entrepreneur qui n’est pas réellement intéressé. Pendant que vous cherchez des solutions, les employés s’impatientent.

Vous vous sentez pris avec un problème, car si vous osez proposer une solution, c’est certain qu’il y aura des déceptions et que possiblement certains employés seront frustrés. Si vous êtes trop généreux, vous aurez l’impression d’avoir acheté la paix, au prix de ne pas être à l’aise avec votre choix.

Il est temps de voir le télétravail autrement.

Contrairement à ce qui se passe normalement dans votre PME, ce sont vos employés qui doivent trouver les réponses à toutes les préoccupations que tous soulèveront.

C’est le temps de profiter du fait que les gens voient plusieurs avantages au télétravail et de puiser à même leur créativité pour qu’ils trouvent des solutions. Ce sont eux qui devraient tout faire pour s’occuper de chacune des préoccupations. Ce sont eux qui doivent tenir compte de l’impact du télétravail sur l’entreprise à court, à moyen et à long terme.

Votre rôle est de contribuer à la recherche des solutions au même niveau, mais pas davantage qu’eux.

 

 

Voir chaque préoccupation comme une opportunité d’améliorer

Avoir des gens dispersés physiquement est un mode de travail bien différent que celui d’avoir tout le monde au même endroit.

Les différences se font parfois sentir dans les détails opérationnels, dans l’implantation d’une nouveauté, dans la gestion des imprévus, dans la formation, etc.

Transformer rapidement vos opérations en mode télétravail fut nécessaire pour faire face à l’urgence de COVID-19. Puisque c’était une question de survie pour l’entreprise, le focus était de s’occuper de l’essentiel. Le court terme, le quotidien, était LA priorité.

Même ce genre d’environnement a soulevé certains problèmes tels que :

• Certaines choses sont tombées dans les craques,
• C’est plus compliqué d’avoir des rencontres de groupe.
• Certains employés ont ressenti un manque à ne pas pouvoir échanger facilement avec leurs collègues.
• Former quelqu’un était très laborieux.
• Souvent, le quotidien ne tournait pas rondement.
• Il y a de la frustration de ne pas savoir si tous sont à leur poste.
• Certaines personnes dépendent des autres plus que vous l’auriez cru pour faire leur travail
• Le télétravail vous a apporté beaucoup de soucis.
• Les rencontres de groupe étaient plus difficiles à animer.
• Plusieurs employés préféraient demeurer silencieux lors des rencontres.
• Il était plus difficile de détecter le nom verbal.

Votre PME peut avoir subi quelques-uns de ces inconvénients ou possiblement la totalité comme dans plusieurs PME.

Heureusement, il y a des solutions toutes simples pour éliminer ou réduire considérablement chacun d’eux.

Aucun ne doit être banalisé, tous doivent être abordés. L’espoir qu’un problème disparaitra de lui-même n’a pas sa place ici.

En plus de la liste ci-dessus, il est fort possible qu’un seul employé exprime un doute ou une inquiétude. Comme entrepreneur, vous avez intérêt à donner de l’importance à ces préoccupations qui sont parfois exprimées sur le bout de la langue comme si quelqu’un ne voulait pas trop froisser ou choquer ses collègues. En respectant l’idée de chacun, vous envoyez le message que vous voulez entendre ce que chacun pense. Et lorsque les gens échangent, de belles idées émergent et tout devient plus clair dans l’esprit de tous.

Une autre raison d’échanger sur le moindre inconvénient est qu’il risque de créer de mauvaises surprises plus tard si le télétravail était adopté en permanence.

Trouver des solutions en équipe

Il peut être tentant pour l’entrepreneur d’avoir des échanges individuels avec chaque employé concerné par le télétravail pour trouver une solution personnalisée.

C’est un piège à éviter. Agir ainsi serait se priver d’une opportunité en or pour votre qualité de vie ainsi que pour la croissance de votre PME.

Pour que le télétravail fonctionne bien et pour en récolter tous les bienfaits, les rencontres de groupe sont à privilégier.

La réflexion de votre équipe sur le télétravail cherche à assurer tout le monde que toutes les étapes pertinentes sont discutées. C’est lors de ces rencontres que l’on découvre les rouages vulnérables, ce qu’il faut à chacun pour développer l’autonomie, les ajustements à faire dans les façons de faire, etc.

C’est également lors de ces activités que la créativité des gens est à son maximum. Ils deviennent très actifs pour proposer des solutions. Après tout, c’est à leur avantage, car ils ont tout à gagner.

En faisant participer vos employés aux discussions, c’est comme si vous leur annonciez que c’est leur responsabilité de trouver des solutions.

Ce sont les échanges entre collègues qui possèdent tant de valeur. Les gens apprennent beaucoup sur les préoccupations et les priorités de chacun. Ceux qui ne sont pas habitués à travailler ensemble se découvrent sur le plan professionnel ainsi que personnel. Ceux qui se connaissent déjà sont placés dans un contexte qui leur permet d’avoir des discussions encore plus constructives.

Ces exercices de groupe concernant le télétravail préparent le terrain pour des « brainstorming » d’équipe sur une foule d’autres sujets qui concernent les opérations et les projets de croissance.

Ultimement, vous êtes en train de souder l’esprit d’équipe et de créer un environnement de travail qui inspire vos employés et qui attirera des candidats.

Vous êtes en train de bâtir la complicité avec tout votre personnel.

Le compromis au service de l’Équipe

C’est au cours de cette réflexion de groupe que l’art du compromis est pratiqué, que les gens apprennent à mieux se connaitre quant aux préoccupations et aux préférences de chacun. Il ne serait pas surprenant de découvrir certains talents qui étaient peu ou pas connus.

Tout au long des discussions, il risque d’y avoir des solutions proposées qui sont avantageuses pour l’un et pas du tout pour l’autre. D’autres solutions peuvent avantager très peu les employés, mais beaucoup l’entreprise ou vice versa.

Il y aura des impasses en cours de route. Par exemple, le télétravail peut apporter un grand bienfait à un individu que s’il peut en profiter le lundi. Malheureusement, c’est la journée au cours de laquelle il doit être présent avec ses collègues.

Il y aura des moments où un groupe profitera d’un avantage extraordinaire tandis qu’un autre se sentira lésé, car il n’obtient rien en retour.

Il y aura des moments où quelqu’un sentira qu’il doit absorber tous les inconvénients pendant que les autres n’ont aucun ajustement à faire.

Il y a des moments où c’est l’esprit d’équipe qui est mis en péril, ce qui peut s’avérer très coûteux pour l’entreprise.

Toutes ces situations nécessitent des compromis. Il est fort probable que les employés n’auront pas exactement ce à quoi ils s’attendent. Il se peut qu’ils doivent accomplir une tâche différemment, qu’on leur en ajoute ou qu’on leur en enlève une.

Cela peut prendre plusieurs discussions pour finaliser le télétravail. Toutefois, ce sont les employés qui doivent trouver des solutions pour que personne ne se sente défavorisé.

Démarrer en douceur

L’excitation à vouloir implanter le télétravail peut entrainer un empressement. Les employés peuvent vouloir un maximum de liberté le plus tôt possible.

Il est préférable d’être prudent dans son déploiement.

Il est préférable de débuter en l’accordant à un nombre limité d’employés un jour par semaine plutôt que de l’implanter à grande échelle dans votre PME. Il est difficile de retirer des privilèges si les choses ne tournent pas rondement. Les risques sont grands de revenir en arrière dans le temps. Imaginez une situation où il y a des cafouillages. Si ceux-ci se produisent dans les premières semaines ou mois après l’implantation, il est fort possible que vous ou quelques employés perceviez le télétravail comme étant la source des problèmes. À ce moment, il faudra faire quelques ajustements pour régler les différentes situations qui sont la source de bisbille.

Il est prudent d’implanter le travail par étape. L’objectif est de bien roder le tout au fur et à mesure de son implantation. Dès que survient une embûche, toute l’équipe se mobilise pour trouver une solution. À mesure que la confiance s’installe, le nombre d’employés qui profitent du privilège du télétravail peut augmenter.

Puisque le but est de mettre en place une version du télétravail de façon permanente, vaut mieux prendre quelques mois de plus pour bien roder le tout. Le pire scénario pour vous, pour vos employés et pour l’entreprise est de revenir constamment en arrière.

Les premiers succès de l’implantation entraineront les succès futurs. Il est essentiel de mettre toutes les chances de votre bord pour faire de l’implantation du télétravail un succès.

 

 

S’occuper des non-privilégiés

Le télétravail ne doit pas créer deux classes d’employés : les privilégiés et les non-privilégiés ou ceux qui ne peuvent pas en profiter.

Le télétravail apporte d’énormes bienfaits. C’est non seulement la qualité de vie personnelle des gens qui en bénéficie, mais également la qualité de vie professionnelle parce que chaque employé qui en profite doit être autonome. Pour atteindre et maintenir cette autonomie, la PME doit s’occuper du développement professionnel de ces employés.

Cela peut créer, chez les non-privilégiés, un sentiment d’être des employés de deuxième classe.

Comme entrepreneur, cela doit être évité à tout prix. Il est préférable de ne pas accorder du télétravail, si la seule solution est de donner beaucoup de privilèges à un groupe et rien du tout à un autre. Les employés doivent comprendre que ce scénario est inacceptable pour vous. Par conséquent, il est crucial de trouver des moyens pour avantager les non-privilégiés. Comme entrepreneur, vous devez vous assurer que l’implantation du télétravail ne peut débuter tant que les non-privilégiés n’ont pas reçu une attention particulière. Ceux-ci doivent ressentir que les avantages reçus, en contrepartie du privilège accordé aux autres, sont amplement suffisants.

Eux aussi doivent sentir qu’ils sont complices. Il y a plusieurs façons d’y arriver. C’est à chaque PME de développer son approche.

Le retrait d’un privilège

Peu importe le plan qui sortira de la réflexion initiale de groupe, il est important que tous reconnaissent que ce plan n’est qu’une ligne directrice.

Une entente concernant le télétravail n’est pas un contrat à sens unique avec ses employés. Ceux-ci doivent comprendre que c’est un privilège et non un droit. Il y plusieurs raisons pour enlever ce privilège tel que : départ d’une personne clé, une urgence, une acquisition, une opportunité d’affaires, une surcharge, de la formation, l’embauche, le démarrage d’un projet spécial, un conflit ou de la mésentente dans l’équipe, etc.

Les employés doivent comprendre et accepter que si on ne trouve pas une solution à un problème qui affecte l’entreprise, le premier réflexe est de réunir les employés sur place pour rectifier la situation.

Cette évidence ne doit pas simplement être un sous-entendu. Il doit y avoir des discussions pour que chacun comprenne les enjeux et les conditions qui pourraient mettre fin au télétravail.

 

 

Le « Gardien du télétravail »

L’inconvénient du télétravail est justement que les gens sont loin les uns des autres. Il est plus difficile pour un employé et pour l’entrepreneur d’exprimer une insatisfaction, un besoin non comblé, une promesse non tenue, une embûche rencontrée, un malentendu, l’impact d’un retard, le manque de collaboration d’un collègue, etc.

Même un plan d’action détaillé ne peut prévoir tous les scénarios. C’est normal, car pour la plupart des PME le télétravail est relativement nouveau. Donc, c’est une première expérience d’envergure en matière de télétravail. Déjà là, le plan risque d’être imparfait dès le départ. Plusieurs employés peuvent vivre des surprises.

Un autre facteur qui affecte l’imprévu est que les circonstances de l’entreprise évoluent rapidement et souvent dans des directions que même vous ne pouviez pas prévoir. Voilà une autre source de surprises qui affecte l’implantation d’un plan.

Finalement, il y a la composante « humaine ». Le télétravail change la façon dont les employés interagissent entre eux et cela peut causer des frictions. Un employé est surpris de la façon dont un autre réagit. Deux employés peuvent avoir interprété la même information de deux façons différentes. Même avec toute la bonne foi, les humains ont le tour d’en surprendre d’autres par leurs comportements.

L’enjeu est de ne pas placer l’entrepreneur dans une situation où il doit surveiller et gérer tout cela.

Une approche toute simple est de nommer un « Gardien du télétravail ». C’est un employé et non vous, qui jouez ce rôle.

Voici les grands objectifs du Gardien du télétravail :

• Réagir à un problème avant que la situation se dégrade
• Faire le suivi auprès de chacun à chaque étape de l’implantation
• Récolter les commentaires, les propositions de chacun
• Échanger avec vous pour améliorer l’expérience de télétravail
• Fixer les rencontres pour des suivis et des urgences

Chaque PME décide de la portée du Gardien incluant : la façon dont il est choisi, l’autorité que l’Équipe lui confie, la façon de faire et la fréquence des suivis, son degré de latitude, la durée de son mandat.

Autant les employés que vous devriez le voir comme un allié qui cherche à s’assurer que tout fonctionne comme prévu, que tout accrochage est pris au sérieux et qu’un simple détail ne vient pas faire déraper l’ensemble des opérations.

 

Bon succès dans votre démarche.

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